Każdemu zarządcy winno zależeć na tym, aby prowadzona przez niego ewidencja była przejrzysta i łatwa do sprawdzenia przez zarząd czy właścicieli wspólnoty i aby te kontrole nie były dla zarządcy utrudnieniem. Jak spowodować, aby możliwie najmniejszym nakładem sił i środków uczynić ewidencję wspólnoty najbardziej przejrzystą?
Ustawa o własności lokali nakłada obowiązek prowadzenia tzw. pozaksięgowej ewidencji kosztów i przychodów. Niestety, ustawodawca nie określił, jakie cechy winna nosić tego typu ewidencja, więc zarządcy poszukują takiej formy ewidencji, która zapewni przejrzystość gospodarowania środkami wspólnoty, decydują się na prowadzenie dla każdej ze wspólnot ewidencji zgodnej regułami określonymi w Ustawie o rachunkowości. Rozwiązanie to, mimo, że przez niektórych zarządców mocno krytykowane, okazało się najlepszym – tylko w ten sposób zarządca w prosty sposób jest w stanie „wytłumaczyć się” przed właścicielami ze stanu środków na rachunkach rozliczenowych i dostarczyć właścicielom zestawienia, w których „Winien jest równe Ma”; tylko takie rozwiązanie zapewni możliwość wywiązania się z obowiązków wspólnoty wobec fiskusa. Dlatego też grono zarządców krytycznie do tego rozwiązania nastawionych szybko się zmniejsza. Ewidencja prowadzona na luźnych kartkach papieru jest już spotykana nieczęsto, praktycznie tylko we wspólnotach prowadzących swoją ewidencję samodzielnie (a i w tych przypadkach, jeśli zarządzanie tą wspólnotą przejmuje licencjonowany zarządca, to pojawiają sie problemy, bo w dotychczas prowadzonej ewidencji nie zawsze "Wn zgadza się z Ma").
Ponieważ rachunkowość ma swoje wymogi, nie da się jej prowadzić, szczególnie w odniesieniu do większych wspólnot i szczególnie przy zarządzaniu więcej niż kilkoma wspólnotami, bez wyspecjalizowanego narzędzia. Pamiętaj, że ewidencja wspólnoty to nie tylko Winien i Ma w rozrachunkach z dostawcami i odbiorcami, ale kalkulacja opłaty za lokale, rozrachunki z właścicielami, rozliczenie mediów, rozliczenie nieruchomości wspólnej, przeglądy techniczne nieruchomości, prowadzenie książki obiektu budowlanego... wymieniać można długo.
Zadbaj więc o to, aby oprogramowanie, którego używasz, umiało to wszystko zrobić za Ciebie. I aby potrafiło, gdy właściciele ze wspólnoty tego zażądają, „za naciśnięciem jednego guzika” dostarczyć wszelkich informacji o nieruchomości i o jej finansach.
Aby dowiedzieć się więcej na temat rozwiązań dla zarządców wspólnot mieszkaniowych,
Jak usprawnić przeprowadzanie zebrań właścicieli wspólnot mieszkaniowych?
W trakcie zebrań właścicieli wspólnoty mieszkaniowej głosowane są uchwały. Jeśli tylko dysponujesz modułem Słonie, możesz usprawnić proces głosowania usprawnić Za pomocą modułu Słonie będziesz mógł:
wskazać, czy głosowanie ma być przeprowadzone wg udziałów, czy też wg zasady 1 właściciel = 1 głos,
wskazać uchwałę, którą przegłosowano zasadę 1 właściciel = 1 głos (art. 23 ust. 2),
przeprowadzić głosowanie żądania zmiany sposobu głosowania (art. 23 ust. 2a),
wydrukować kartę do głosowania,
wydrukować uchwałę,
obliczyć wyniki głosowania,
wydrukować powiadomieniu o uchwale.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o sposobach głosowania w "dużych" wspólnotach oraz o zasadach obliczania udziałów,
Od początku 2007 r. dla wszelkich usług "ciągłych" wprowadzono zasadę, że datą powstania przychodu jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze (nie rzadziej, niż raz w roku). Przepis ten ma dla zarządcy nieruchomości szczególne znaczenie w odniesieniu do mediów dostarczanych do lokali (jeśli w danej nieruchomości, ze względu na jej status prawny, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym). Najlepszym jest tu przykład centralnego ogrzewania, gdzie użytkownik lokalu wnosi równomierne opłaty zaliczkowe w trakcie okresu rozliczeniowego, a dostawca obciąża nieruchomość wg rzeczywistego zużycia - wówczas w okresie letnim wysokość zaliczek zazwyczaj przekracza wartość faktur wystawionych przez dostawcę. Chcąc łatwo skorzystać z dobrodziejstw tej zmiany, zorganizuj ewidencję w taki sposób, aby jednoznacznie z niej wynikało, że wnoszone przez użytkowników lokali opłaty za media nie są przychodem, a jedynie zaliczką do rozliczenia. Nie księguj więc tych zaliczek na kontach przychodów (konta zespołu 7), tylko na konta rozrachunkowe (zespołu 2) - odpowiednich przeksięgowań na konta zespołu 7 dokonaj wraz z rozliczeniem mediów danego rodzaju.
Aby przejść do artykułu na temat zmian w podatku dochodowym od osób prawnych, kliknij tu
Kalkulacja opłat
Właściciele we wspólnotach mieszkaniowych powinni wnosić zaliczkę na koszy zarządu nieruchomością wspólną. Często zdarza się, iż oczekują oni, aby w zawiadomieniach o wysokości opłat były widoczne elementy składowe tej zaliczki. Nie jest to konieczne. W zawiadomieniach powinieneś jedynie wyodrębnić z zaliczki wysokość opłaty na fundusz remontowy. Natomiast kalkulacja do zaliczki jest przestawiana właścicielom na rocznych zebraniach wspólnot, podczas których zapadają decyzje o wysokości opłat.
Kalkulacja opłat
Nie twórz niepotrzebnie zbyt wielu elementów wchodzących w skład opłaty miesięcznej dla właścicieli we wspólnocie mieszkaniowej. Art.14 Ustawy o własności lokali mówi, w jaki sposób należy skalkulować zaliczkę na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Poza wyodrębnieniem funduszu remontowego (który jest gromadzony w czasie i nie podlega rozliczeniu) nie ma potrzeby odzwierciedlania w zawiadomieniach informacji o kalkulacji zaliczki - szczegółowa kalkulacja winna być przedstawiana właścicielom na zebraniach. Na zawiadomieniu winny być widoczne:
zaliczka na koszty zarządu nieruchomością wspólną,
fundusz remontowy,
opłaty na media dostarczane do lokali (ze specyfikacją kwot i ich wyliczenia),
suma miesięcznych opłat.
Rozliczenia mediów
Proponując właścicielom swoje projekty rozliczeń mediów, staraj się, aby były one możliwie najbardziej proste i przejrzyste. Najwięcej kontrowersji budzi rozliczenie zimnej wody i kanalizacji. Jest ono najbardziej powszechne ponieważ występuje praktycznie we wszystkich nieruchomościach, a niedobory występują zawsze niezależnie od wieku budynku. Jeśli wszystkie lokale są opomiarowane wtedy możesz zaproponować podział niedoborów proporcjonalnie do liczby osób lub do zużytej w lokalu ilości wody. Można także podzielić pomiędzy wszystkie lokale po równo, a także proporcjonalnie do powierzchni lub udziałów właścicieli we wspólnocie. Systemie Łatwej Obsługi Nieruchomości pozwoli Ci wykonać takie rozliczenia bez względu na wybrany wariant.
Lokale bez liczników
Jeśli w zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach występują lokale opomiarowane niejednorodnie (tylko część z nich ma indywidualne wodomierze) możesz przyjąć założenie, że lokale niepomiarowane zużywają określoną liczbę m3 na osobę. Liczbę tę można wyznaczyć w oparciu o dane z poprzednich rozliczeń, z analizy podobnych budynków, lub w oparciu o średnie zużycie wody na osobę w lokalach opomiarowanych. Wówczas możesz obliczyć niedobory porównując zużycie według licznika głównego z sumą rzeczywistego zużycia wody przez mieszkania z licznikami oraz z obliczonym zużyciem lokali nieopomiarowanymi według zasady jak powyżej.
Regulamin rozliczania mediów
Pamiętaj, aby na pierwszym zebraniu wspólnoty mieszkaniowej ustalić regulaminy rozliczania opłat za media dostarczane do lokali. Jeśli wykonywane przez Ciebie rozliczenia nie będą oparte o uchwalone przez wspólnotę regulaminy, mogą one być zakwestionowane przez któregoś z właścicieli. Regulamin powinien obejmować wszystkie aspekty rozliczeń, w tym sytuacje braku indywidualnych odczytów z lokali, sposób podziału niedoborów i wiele podobnych. Rozliczenia opłat za media możesz wykonać przy pomocy System Łatwej Obsługi Nieruchomości. Więcej na temat rozliczeń mediów znajdziesz w panelu
Plan kont
Przy ustalaniu planu kont dla wspólnoty mieszkaniowej utwórz dwa konta syntetyczne kosztów. Na jednym z nich gromadź koszty związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, na drugim koszty mediów dostarczanych do lokali. Znacznie ułatwi to Twoje roczne rozliczenia.
Korespondencja
System Łatwej Obsługi Nieruchomości może Cię efektywnie wspomóc w przygotowaniu zebrań oraz głosowaniu uchwał. Program oferuje ewidencję zebrań, wydruk zawiadomień, a także opracowanie treści uchwał i przygotowanie korespondencji z nimi związanej - m.in. karty do głosowania.
